Tudo que você precisa saber sobre Gestão de Processos

Gestão de processos é a prática de planejar, otimizar e monitorar o fluxo de execução das atividades de uma empresa. Essa organização oferece clareza sobre as operações do negócio, garante que todas as etapas sejam realizadas da melhor forma possível e favorece a melhoria contínua. 

O controle de processos contribui para o aumento da produtividade e redução de custos operacionais. Além disso, também influencia positivamente a gestão financeira e o planejamento empresarial. Outras vantagens são a melhora da comunicação e coordenação entre departamentos, já que cada setor sabe onde começa e termina as suas responsabilidades. 

Por outro lado, a ausência do gerenciamento de processos impede a melhoria da performance e causa ineficiências operacionais, resultando em produtos e serviços sem padronização. No final das contas, têm-se clientes insatisfeitos e lucratividade comprometida. 

Continue lendo para entender mais sobre a gestão de processos organizacionais e por que esse aspecto jamais pode ser negligenciado em uma empresa. Boa leitura!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos visa alinhar e agrupar todas as atividades de uma empresa aos seus objetivos estratégicos. Isso é feito por meio da análise, ajuste, documentação e monitoramento de cada etapa. 

A otimização de processos permite identificar gargalos e tarefas que podem ser aprimoradas ou eliminadas. A finalidade é tornar as operações mais eficientes e sustentáveis, além de contribuir para o bem-estar dos colaboradores. 

Definição de gestão de processos

O conceito de gestão de processos envolve mapear, analisar e melhorar continuamente as atividades internas de uma organização.

A análise de processos de uma empresa permite padronizar procedimentos, garantindo consistência nas operações. Além disso, facilita a integração entre diferentes departamentos e o acompanhamento de indicadores de desempenho (KPIs).

Alguns clássicos exemplos de gestão de processos podem ser vistos em fábricas, com as linhas de produção, em empresas do setor de vendas e negócios que trabalham com logística de entregas. 

Diferença entre gestão por processos e gestão de processos

A gestão por processos se concentra na integração dos processos de uma empresa de maneira geral. Já a gestão de processos organiza as tarefas e suas as etapas individuais de execução, facilitando o monitoramento e ajustes, o que favorece a melhoria contínua. 

A importância da gestão de processos nas organizações 

A importância da gestão de processos nas organizações reside em sua capacidade de otimizar operações, garantir consistência, padronização, identificação de pontos de melhoria e realização de ajustes.

Os principais benefícios da gestão de processos são: 

• Redução de custos, desperdícios e melhor alocação de recursos; 
• Melhoria da qualidade dos produtos ou serviços e do atendimento; 
• Aumento da produtividade;
• Melhora na satisfação e facilidade para a retenção de clientes; 
• Maior alinhamento das atividades individuais aos objetivos estratégicos da organização;
• Agilidade na identificação, tomadas de decisões e resolução de problemas;
• Maior clareza dos processos internos. 

Como fazer gestão de processos? Etapas e Estratégias 

Toda empresa tem suas especificidades, mas algumas etapas da gestão de processos podem ser aplicadas em qualquer organização. Veja quais são: 

1. Realize o mapeamento das atividades e processos atuais

O primeiro passo para aplicar a gestão de processos na empresa ou em um setor apenas, é identificar os principais fluxos de trabalho e tarefas. É interessante entender também como as áreas se relacionam entre si. Um exemplo são o Departamento Pessoal e RH, que possuem atividades complementares. 

O objetivo dessa fase não é ainda propor melhorias, mas descrever o que acontece em cada setor. Tudo deve ser documentado e organizado, para apoiar as fases seguintes. 

2. Faça a avaliação de cada processo mapeado

Com o mapeamento em mãos, avalie cada processo. A ideia é entender o que pode ser melhorado ou eliminado. Também é importante ouvir a opinião dos colaboradores, já que eles estão na linha de frente da operação. 

3. Proponha novos modelos de trabalho

Agora, sim, é o momento de propor as melhorias. Junto à equipe, desenhe novos fluxos de trabalho, visando a otimização dos processos. Lembre-se de que esse redesenho poderá ser alterado no futuro, portanto, é importante colocá-lo em prática com agilidade para identificar possíveis ajustes e oportunidades de melhoria. 

4. Defina os indicadores de desempenho (KPIs)

Para entender a efetividade das mudanças, cada empresa, conforme sua atividade-fim, deve definir os seus indicadores de desempenho para monitorar a aplicação dos processos. 

Número e volume de vendas, redução do tempo médio de algumas tarefas e do percentual de reclamações de clientes são alguns exemplos. 

5. Implemente os novos processos

Nessa fase, gestores e colaboradores devem colocar em prática o redesenho dos processos da empresa. É essencial ser definido um tempo para implementação e acompanhamento dos indicadores. 

6. Monitore a realize os ajustes necessários

Com base na execução dos novos processos e nos KPIs, este é o momento para novos resultados e o que deve ser ajustado. 

Vale lembrar que a gestão de processos se apoia na melhoria contínua, de modo que os processos devem ser acompanhados, revistos e ajustados em um determinado período definido. 

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Ferramentas de gestão de processos e metodologias ágeis

Além desses passos, para aplicar a gestão de processos em uma empresa, é indispensável contar com ferramentas e metodologias ágeis. Ambas são focadas na otimização, além de favorecerem o monitoramento e a melhoria contínua.  

5W2H

A 5W2H é uma ferramenta que auxilia na montagem de planos de ações para definição e reorganização de processos. A sigla é um acrônimo das palavras em inglês: What, Who, Where, When, Why, How e How Much. 

Para aplicá-la, basta descrever, documentar e organizar as ações indicadas pelas palavras: 

• What/O quê: definição do que será feito;
• Who/Quem: quem são os responsáveis;
• Where/Onde: onde essas ações serão aplicadas;
• When/Quando: quando acontecerão;
• Why/Por que: o motivo do que está sendo realizado;
• How/Como: a maneira como tais ações serão executadas; serão realizadas;
• How Much/Quanto: custos para a empresa.

PDCA

O ciclo PDCA é um método de gestão focado na melhoria contínua, que promove a identificação e correção de falhas nos processos. A sigla também é um acrônimo das palavras em inglês:

• Plan/Planejar: planejar as ações;
• Do/Fazer: colocá-las em prática;
• Check/checar: monitorar os resultados; seguido pela execução dessas ações
• Act/agir: implementação de melhorias. 

Matriz SWOT

SWOT é um acrônimo em inglês das palavras Strengths/Forças, Weaknesses/Fraquezas, Opportunities/Oportunidades e Threats/Ameaças.

A matriz SWOT é uma ferramenta que analisa:

• Os pontos fortes da empresa, visando fortalecer esses aspectos;
• Os pontos fracos ou de melhoria, para otimizá-los;
• As oportunidades de novos ganhos;
• Ameaças externas à organização.

Saiba mais sobre a Matriz SWOT clicando aqui. 

Lean Management

Lean Management foca na maximização do valor para o cliente através da eliminação de desperdícios e da melhoria contínua. Originário do Sistema Toyota de Produção, aplica princípios, como valor, fluxo produtivo e aperfeiçoamento constante, a fim de tornar os processos mais eficientes, produtivos e garantir a satisfação dos clientes. 

Matriz BCG 

A matriz Boston Consulting Group (BCG) classifica produtos e serviços em relação conforme sua participação de mercado e taxa de crescimento:

• Estrelas: itens com alta participação de mercado em setores de rápido crescimento;
• Vacas Leiteiras: itens com alta participação de mercado, mas em setores de baixo crescimento;
• Pontos de Interrogação: itens com baixa participação de mercado, porém em setores de rápido crescimento. Porém, ainda não se sabe se podem ou não serem boas oportunidades; 
• Abacaxis: itens com baixa participação de mercado em setores de baixo crescimento, além do custo alto.

Na gestão de processos, a matriz BCG permite priorizar investimentos e alocar recursos de forma eficiente. Entenda mais sobre essa metodologia clicando aqui. 

Sistema de gestão de processos 

Os sistemas de gestão são plataformas que permitem a documentação, análise, automação de tarefas e monitoramento dos processos de uma empresa. Essas ferramentas também podem ser conectadas com outros softwares, favorecendo a integração de processos e dados. 

Asana, Trello e ERPs (Enterprise Resource Planning, ou em português, Planejamento de Recursos Empresariais) são alguns exemplos.  

Aproveite e confira: Tudo que você precisa saber sobre planejamento estratégico empresarial!

Scrum

Scrum é uma metodologia que organiza as entregas em ciclos curtos, chamados sprints, com duração fixa. Na gestão de processos, promove melhorias contínuas para a entrega de valor, favorece a adaptação da equipe às mudanças da empresa e o monitoramento dos indicadores. 

Kanban

O Kanban é mais uma metodologia que aumenta a visibilidade do fluxo de trabalho dos processos. Isso é feito a partir da classificação das tarefas em colunas, que representam os estágios de execução. Um exemplo simples é a divisão das atividades entre “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”.

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Livros sobre gestão de processos

Para entender melhor sobre administração de empresas e gestão de processos, sugerimos a leitura de alguns livros sobre o assunto:

Gestão De Processos: Da Teoria À Prática

Este livro apresenta a teoria e a prática da aplicação da gestão de processos, com foco na otimização das tarefas e fluxos de trabalho. 

Trata-se de uma obra voltada aos profissionais que precisam realizar melhorias contínuas nos processos da empresa por meio de metodologias de análise e redesenho. Também é indicado para pesquisadores, estudantes de graduação e especialização. 

Gestão de Processos: Pensar, Agir e Aprender

Escrito por docentes da UFRJ, este livro foi baseado em mais de 20 anos de pesquisa dos autores. Também é indicado para alunos e profissionais que desejam entender na prática como aplicar a gestão de processos nas empresas. 

Manual de gerenciamento de processos: Negócios, estratégias, métodos e resultados

Este livro aborda metodologias de trabalhos que atualmente estão em evolução devido ao impacto da transformação digital, da Indústria 4.0 e da Nova Economia.

Nele, o leitor encontrará tópicos sobre negociação, estratégia, perspectiva de projetos, o desenvolvimento, a transformação digital, métodos tradicionais, metodologias ágeis e estruturas de governança. 

Leia também: Posicionamento de mercado: tipos, exemplos e como definir o seu

A gestão de processos como hard skill fundamental na carreira profissional

Estruturação e mapeamento de processos estão no segundo lugar da lista de desafios dos líderes de empresas brasileiras em 2024.  É o que mostra uma pesquisa divulgada pelo Mundo RH, realizada com mais de 6 mil gestores. 

Não à toa, a gestão de processos é considerada uma hard skill fundamental tanto para o analista de gestão de processos ou administrador quanto para profissionais de todas as áreas, como os do setor financeiro, RH, marketing, logística entre outros. 

Afinal, com essa habilidade desenvolvida, é possível otimizar fluxos de trabalho, identificar gargalos e propor melhorias contínuas em qualquer setor. Dessa forma, há um aumento na produtividade e eficiência, o que impacta positivamente os números da empresa. 

O especialista em gestão de processos tem uma visão sistêmica do negócio, pois compreende todas as etapas e tarefas até o resultado final. Essa hard skill também influencia a satisfação e retenção de clientes. 

Na prática, todas essas características tornam esses profissionais mais competitivos e preparados para assumir cargos de liderança.

Especialize-se na área de gestão de processos!

Se você deseja especializar-se na área, a melhor escolha é apostar num curso de gestão de processos e a Faculdade Anhanguera pode te ajudar!

O Curso Tecnólogo em Processos Gerenciais da Faculdade Anhanguera é de nível superior e possui 4 semestres de duração. Disponível nas modalidades presencial, semipresencial e EAD, capacita os alunos para atuação nos mais diversos setores de uma empresa – administrativo, financeiro, Departamento Pessoal e RH. Para saber mais sobre essa formação, clique aqui.

Agora, se você deseja se aprofundar em nas atividades mais operacionais que envolvem a gestão de processos e tem pouco tempo disponível, a Faculdade Anhanguera tem outra opção: o Curso Profissionalizante de Processos de Gestão Administrativa!

Essa formação é de nível técnico, possui 190 horas de duração e capacita o aluno para atuação específica com os processos de gestão administrativa. O estudante também aprende sobre gestão de pessoas, finanças empresariais e estratégia de mercado. 

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