A gestão de mudanças se refere ao processo de planejamento e controle de implantação de mudanças em uma organização e a adaptação de todos os envolvidos. É assim que se previne problemas como desalinhamentos de processos, “dores de crescimento”, entre outros.
O responsável por esse trabalho é, normalmente, o analista de gestão de processos. Nem sempre uma empresa terá um profissional específico para essa função, por isso é uma ótima oportunidade para pessoas de carreiras como RH e administração se tornarem multidisciplinares.
Preparamos as respostas para todas as dúvidas de o que é e como funciona a gestão de mudanças, além das etapas do processo e principais ferramentas utilizadas. Acompanhe até o fim e descubra tudo sobre esse tópico.
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudança é o nome do processo de administrar a adaptação de indivíduos e organizações às mudanças que ocorram na empresa, equipe etc. Essa mudança não se refere apenas a situações voluntárias e planejadas, mas também as involuntárias e até acidentais.
Mais à frente, mostraremos algumas ferramentas utilizadas na gestão de mudanças, mas não existe um único instrumento para esse processo. O profissional que ficar incumbido dessa tarefa em uma organização deve estudar as possibilidades e escolher a que mais faça sentido para sua realidade, tanto de recursos, quanto necessidades e habilidades.
Essa gestão é importante para que se evitem as chamadas “dores de crescimento”, como sobrecarga de trabalho para os colaboradores atuais, investimento excessivo ou escasso em certos setores.
“Quanto mais as coisas mudam, mais elas se mantêm as mesmas: porque mais de 70% das iniciativas de mudança falham”
Coltea e Leonard
Essa citação vem de uma pesquisa da revista de negócios Gallup, onde mostra que muitas companhias encontram fracasso quando tentam mudar, mas fazem isso sem uma boa administração de mudanças.
Metaforicamente, é como cultivar uma árvore. Você precisa de apoios, estacas, poda e outras técnicas para que garantir que ela cresça de forma saudável e tenha bases fortes enquanto se desenvolve. Nenhuma empresa pode ficar mais pesada do que sua estrutura é capaz de sustentar. A solução não é atrasar a evolução, mas sim fortalecer pilares e construir novos.
Logo, o planejamento de mudanças não pode ser apenas uma planilha ou um fluxograma. É preciso estudar bem a implementação de mudanças em processos para que ocorra no nível da cultura organizacional.
Exemplos práticos da gestão de mudanças
Um exemplo prático da gestão de mudanças e, também, de ferramenta é a implantação de um ERP em uma empresa. Antes de continuar, uma explicação. ERPs (planejamento de recursos de empresas) são os sistemas de gestão integrada que centralizam e unem os setores de uma empresa na mesma plataforma.
Esse tipo de ferramenta permite que você tenha uma visualização de dados mais prática e dinâmica, muitas vezes em tempo real. A implantação de um sistema desses é uma mudança por si só, mas também permite acompanhar os resultados da evolução de uma empresa. Se aparecer algum gargalo de produção, venda etc, isso ficará evidente e será mais fácil tomar uma decisão.
Além de implantação de sistemas, outro exemplo de mudança que pede gestão de processos administrativos é o lançamento de um produto novo. Sempre que uma empresa toma essa decisão, é preciso um planejamento estratégico para todos os setores.
Os colaboradores responsáveis pela produção precisam ser treinados para a implementação operacional de mudanças na esteira. A área comercial precisará de estratégias para vender esse produto enquanto a otimização de processos não ocorre e enfrenta os primeiros obstáculos de produção e entrega. Esses são só dois exemplos e ainda há impactos em todos os processos administrativos.
Os exemplos de mudanças estratégicas administrativas, de produção, de vendas, financeiros são infinitos. Toda mudança que impactar sua equipe vai precisar de uma adaptação de processos empresariais estratégica.
Saiba mais: Tudo que você precisa saber sobre gestão de processos
Como implantar a gestão de mudança organizacional?
Não existe uma fórmula mágica ou regra fixa de como fazer a gestão de mudanças. Como já dissemos antes, o profissional responsável por qualquer mudança organizacional precisará estudar as ferramentas e estratégias disponíveis e escolher a que melhor serve ao seu trabalho.
No entanto, é possível estabelecer sim uma estratégia básica de implementação de mudanças. Trouxemos abaixo 6 etapas que, se seguidas, podem auxiliar na eficiência em mudanças processuais.
Esse modelo de planejamento de gestão de mudanças em projetos, empresas etc foi desenvolvido pela Association for Talent Development (Associação de Desenvolvimento de Talentos). Logo, o analista de gestão de mudanças ou qualquer que seja o profissional responsável por esse trabalho, pode usar como base no seu trabalho.
Por fim, você também pode usar estas etapas em qualquer tarefa em sua busca por uma melhoria contínua dos processos.
Vamos a elas:
Etapa 1: Desafie o status quo
O primeiro passo é bastante psicológico, além de administrativo. Você e a empresa precisam encarar a realidade de que o estado atual não está ok e precisa de mudanças. Isso significa enxergar os problemas em todos os processos gerenciais atuais e que entrarão em confronto com o planejamento de mudanças.
Etapa 2: Alinhamento de líderes e harmonização de equipes
O segundo passo é buscar um alinhamento entre os líderes para que os processos administrativos de todos os setores acompanhem as mudanças.
Da mesma forma, eles precisarão harmonizar a nova realidade entre os seus liderados, para que ocorra uma adaptação de processos empresariais bem sintonizada entre todos os colaboradores.
Etapa 3: Ativar o compromisso
Este terceiro passo é garantir que todos os colaboradores estejam não apenas cientes da mudança e como ocorrerá, mas também motivá-los para que reconheçam essa necessidade e tenham uma postura ativa quanto a ela.
Entenda que mesmo as melhores estratégias de mudança organizacional cairão por terra se as equipes não fizerem sua parte. É aí que aqueles 70% caem muitas vezes, pois falham em mostrar aos colaboradores a importância do que está ocorrendo.
Etapa 4: Desenhar e formalizar o plano
É importante agora definir como essa mudança ocorrerá e esse é seu quarto passo. Você poderá fazer isso sozinho ou convocar colaboradores para participar, dependendo de como funciona a gestão da sua empresa.
Tenha tudo bem definido para que esse gerenciamento de mudanças organizacionais tenham um norte, um caminho traçado.
Etapa 5: Guiar a implementação
A etapa crucial da gestão de processos de mudança organizacional é o quinto passo. Acompanhar e orientar essas mudanças garantirá que a implementação seja bem feita e tudo saia como planejado.
Etapa 6: Avaliar e institucionalizar a mudança
O controle da mudança não é feito apenas durante a implementação dela. É preciso monitorar os resultados, garantir que a prazos maiores tudo esteja dentro dos conformes. Também, no período de avaliação, que é esse sexto passo, você pode buscar por meios de otimização de processos administrativos da nova realidade.
Com a mudança bem estruturada e validada, é preciso transformá-la em algo institucional. Deixar de ser a novidade e se tornar a base da nova fase dessa empresa ou organização.
Quais são as principais ferramentas de gestão de mudanças?
As principais ferramentas de gestão de mudanças normalmente estão atreladas à mudança específica pela qual a organização se passa. No entanto, podemos encontrar instrumentos que servem de base para todas as possibilidades.
Uma organização pode se valer de plataformas digitais de organização de processos, que existem aos montes na internet, ou usar as clássicas. Entre elas, estão o kanban, a análise SWOT, e as planilhas eletrônicas tipo Excel.
A ferramenta de gestão de mudanças mais importante, no entanto, é sem dúvida o conhecimento. Um bom curso de gestão de processos pode ajudar e bastante um profissional a enfrentar esse desafio.
Quando fazer gestão de mudanças?
O momento correto de aplicar estratégias de gestão de mudanças é quando elas tiverem grandes impactos naquele ambiente avaliado. Isso é, na equipe, no setor ou na empresa como um todo. Agora, identificar o momento exato e conduzir as mudanças com maior precisão demandam conhecimento.
Existem duas formas de obtê-lo e que fará toda a diferença para o profissional que trabalhar com gestão administrativa:
A primeira é o curso profissionalizante de Processos de Gestão Administrativa da Anhanguera. O custo e o tempo dessa oportunidade de estudo cabem no bolso e no dia a dia corrido de boa parte dos profissionais. Se informe mais aqui.
A segunda é o tecnólogo em Processos Gerenciais. Nesse caso, você tem a oportunidade de estudar todos esses itens de forma mais profunda. É um jeito de ir na raiz e conhecer diversas outras ferramentas de processos e até se tornar capaz de desenvolver a própria estratégia. Clique aqui e em breve estaremos com artigos no blog sobre as soluções que você desenvolveu e mudou o mercado corporativo.
