Mesmo com as facilidades trazidas pela internet e outras tecnologias, muitas pessoas não conseguem manter a rotina em dia. São tantas coisas a fazer que parece não haver tempo suficiente para cada tarefa. Se você também tem essa impressão, precisa aprender como ser mais produtivo no trabalho e nos estudos.
Ao contrário do que parece, não é preciso alterar uma série de hábitos para atingir esse objetivo. O importante é conhecer as principais estratégias, testá-las e adotar aquelas que se adaptarem ao seu estilo de vida. Aos poucos, verá seu desempenho melhorar e terá mais resultados.
Que tal conferir as dicas que preparamos para você? Acompanhe e descubra como otimizar seu tempo!
Crie checklists de tarefas
É muito mais fácil cumprir processos quando conseguimos visualizá-los. Isso significa que, ao listar tarefas em um pedaço de papel, caderno ou até mesmo no celular, você passa a ter maior controle sobre essas atividades.
Por mais que sua memória seja boa, não vale a pena contar apenas com o cérebro para lembrar de tudo o que precisa ser feito. Além de correr o risco de esquecer alguma coisa, manter tudo na mente só trará ansiedade e preocupações desnecessárias.
Já percebeu como uma simples lista de compras tende a ser útil no dia a dia? Então, faça o mesmo exercício na hora de planejar outras ações do seu cotidiano — estudar, limpar a casa, terminar um trabalho etc.
Os famosos blocos de notas adesivas, também conhecidos como post-its, são ótimos recursos para anotar tarefas. O segredo para tirar máximo proveito deles é mantê-los sempre à vista, em um local de fácil acesso.
Estabeleça metas diárias
Toda pessoa gosta de atingir objetivos, certo? A sensação de conquista traz satisfação por provar que o esforço aplicado em determinado processo trouxe resultados — além de demonstrar que temos capacidade para ir além.
Então, uma ótima forma de manter a motivação e continuar desempenhando um bom trabalho é traçar metas diárias. Como poderá batê-las com frequência, você sempre terá novos estímulos para não perder o foco.
Mas como ser mais produtivo diariamente? Veja algumas práticas:
- crie o hábito de acordar cedo;
- faça uma refeição que forneça bastante energia;
- cumpra as tarefas mais complexas no início da manhã;
- realize uma coisa de cada vez para não se perder;
- inclua rápidos intervalos entre os afazeres para esticar as pernas ou beber água;
- comemore o fim de cada atividade com um bônus (café, alongamento, uns minutinhos nas redes sociais);
- aprenda a se desligar dos estudos ou dos trabalhos quando terminar suas listas diárias;
- planeje todas as atividades do dia seguinte antes de dormir.
Entenda os seus limites
As pessoas têm habilidades e dificuldades distintas. Logo, é esperado que algumas consigam realizar mais atividades em menos tempo. Isso significa que você precisa respeitar seus limites e jamais comparar seu desempenho com o de outros indivíduos.
A capacidade em cumprir determinado volume de tarefas pode variar de acordo com o nível de experiência em cada atividade, o tipo de rotina que a pessoa leva, as limitações existentes, entre outros fatores. Então, nada de colocar sua saúde em risco a qualquer custo.
Nada impede, porém, que você se inspire em outras pessoas para obter melhores resultados. O segredo é avaliar o que esses grupos fazem e tirar proveito de ações que não causem impactos negativos em sua rotina.
Seja realista e aceite seus limites. Lembre-se de que todo mundo tem qualidades e algumas falhas para trabalhar. Ainda assim, nada vale mais que uma vida equilibrada e sem neuras.
Aproveite os intervalos do dia
As pausas entre tarefas são importantes para recuperar as energias e mudar um pouco o foco. No entanto, muitos desses intervalos não são planejados e, por conta disso, não podem ser usados para o descanso.
Um exemplo é o período que você passa dentro do ônibus, carro ou metrô para se deslocar pela cidade. Em vez de encarar o tédio durante os trajetos, por que não executar pequenas atividades ou aprender algo novo?
Você pode aproveitar esses momentos para ler páginas atrasadas de um livro, para conferir e responder e-mails, para atualizar suas redes sociais e até para ouvir podcasts sobre como ser mais produtivo.
A mesma tática funciona para qualquer momento considerado ocioso — como quando você espera em um terminal de transporte, aguarda uma consulta médica, permanece em uma fila de atendimento etc.
Use ferramentas a seu favor
Se você já se frustrou com algum recurso que prometia melhorar sua produtividade, talvez ainda não tenha encontrado a ferramenta certa. Como tudo na vida, há opções que agradam e outras que não cumprem o que foi proposto.
Portanto, cabe a você testar diferentes instrumentos até encontrar um modelo que atenda suas necessidades. Existem diversos softwares, planilhas e aplicativos disponíveis, seja em versões pagas ou gratuitas. Veja alguns exemplos:
- Kanban — sistema de gestão visual que, por meio de cartões e de colunas, ajuda a controlar o status de tarefas ou fluxos de trabalho;
- Evernote — software que funciona como um grande arquivo de notas, no qual é possível salvar textos, gerar lembretes de atividades, criar listas e organizar uma série de materiais;
- Google Docs — editor de documentos intuitivo que funciona diretamente da web. Permite criar, alterar e compartilhar arquivos de diversos tipos.
A principal vantagem dos recursos digitais está na mobilidade que permite carregar uma série de funcionalidades para onde você for. Para isso, basta ter um tablet, notebook ou smartphone com acesso à internet.
Compensa explorar os recursos focados em otimização da rotina, as agendas para organizar tarefas, os apps que contabilizam o tempo gasto em cada atividade e os assistentes que executam várias ações a partir de um comando de voz.
Reserve tempo para descansar
É difícil se tornar mais produtivo sem melhorar a qualidade dos tempos de folga. Afinal, tanto o seu corpo quanto a sua mente precisam de descanso adequado para repor as energias e funcionar corretamente.
Muito além de garantir sono na quantidade ideal, é preciso reservar alguns minutos do dia e da semana para fazer o que você mais gosta. Meditar, ouvir música, praticar esportes, passear, se exercitar… todas essas atividades são importantes para a promoção da qualidade de vida.
Ter tempo para curtir os amigos e os familiares também é essencial, visto que traz a sensação de bem-estar e reforça relações importantes. Uma pessoa nessas condições se sente mais feliz e capaz de realizar diversas tarefas com êxito.
Então, o que está esperando para colocar nossas dicas em prática e alcançar seus objetivos? Não se preocupe em seguir tudo à risca e adapte cada passo a seu modo de fazer as coisas — autoconhecimento é tudo! A inclusão de novos hábitos deve ser uma experiência positiva para que você realmente descubra como ser mais produtivo.
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