Como organizar o departamento pessoal? Conheça dicas e ferramentas!

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O departamento pessoal é um dos setores com maior responsabilidade e importância nas empresas. Afinal, se ocupa com as tarefas burocráticas que envolvem desde a contratação de funcionários até a rescisão contratual.

Neste artigo vamos trazer dicas sobre como organizar o Departamento Pessoal e torná-lo mais eficiente. Vem com a gente!

Entenda a importância da organização do departamento pessoal

Como já vimos, o departamento pessoal se ocupa com tarefas burocráticas. Elas envolvem as operações de pessoal: contratação, demissão, pagamentos, concessão de férias, licenças, pagamento de impostos e benefícios trabalhistas.

Por tratar de informações confidenciais dos colaboradores e das empresas, é imprescindível que os profissionais estejam atentos à gestão destes documentos e a como organizar o departamento pessoal para evitar erros, que podem acarretar prejuízos financeiros, na reputação da empresa e no compliance trabalhista.

Por isso é tão importante estar atento às maneiras de como organizar o departamento pessoal. Siga a leitura para aprender algumas dicas que vão auxiliar nesta tarefa e garantir a eficiência operacional em DP.

Como organizar o departamento pessoal?

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É fundamental pensar em opções para padronizar os procedimentos fixos para todas as operações de pessoal, como contratações, demissões e pagamentos, além de automatização de processos. Algumas possibilidades são:

Estabelecer processos de contratação, de férias e de demissão

Essas são atividades constantes na rotina de departamento pessoal que não precisam ser feitas manualmente, até porque são compostas por diversos detalhes administrativos de grande importância em todas as etapas: desde o cadastro de um candidato até a comunicação das etapas e resultado da seleção, contratação, passando pelo cálculo das férias (que por si só tem peculiaridades como prazos, formatos, valores) e a demissão.

Ter calendário de obrigações legais com os impostos e taxas associativas

Saber as datas de pagamentos dos impostos é vital, pois além de ser enviado ao financeiro tais obrigações mantêm a empresa com regularidades diante dos órgãos competentes, sejam eles Municipais, Estaduais ou Federais e das associações e sindicatos que estiverem relacionados à atuação da empresa. Alguns deles são:

  • Recolhimento do FGTS;
  • Entrega da GFIP/SEFIP;
  • Entrega da cópia da GPS;
  • DARF IRRF;
  • DARF INSS.

Providenciar Backup

É inimaginável perder dados de colaboradores e impostos, isso sem contar o risco de vazamento de informações. Por isso, esteja sempre atento para fazer backups, com periodicidade frequente.

Automatizar envio de informações ao Governo Federal

O desenvolvimento de sistemas e processos que coletam, organizam e enviam dados necessários para cumprir obrigações legais ou regulatórias é de extrema importância. Esses documentos podem ser informações fiscais, relatórios de conformidade, dados de emprego, entre outros.  

Dessa forma, é possível reduzir erros, melhorar a eficiência e garantir o cumprimento das exigências governamentais dentro dos prazos estipulados.

Definir um sistema de gestão de informações

Ao definir processos de coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de informações, é possível implementar políticas, procedimentos, tecnologias e práticas de segurança da informação. 

Dessa forma, é garantido que os dados sejam gerenciados de forma eficaz, acessíveis quando necessário e protegidos contra o acesso não autorizado ou perda.

Ter um sistema de ponto

O sistema de ponto monitora a presença e a ausência dos funcionários em um local de trabalho. Ele ajuda a registrar com precisão as horas trabalhadas pelos funcionários, facilita a gestão de folhas de pagamento, auxilia no cumprimento de regulamentações trabalhistas e fornece insights sobre a utilização da força de trabalho.

Saiba mais: conheça 9 Indicadores de departamento pessoal para alavancar a área!

10 Ferramentas para otimizar a área de DP

As ferramentas de tecnologia no departamento pessoal são aliadas na otimização do tempo, automatização de processos e, principalmente, diminuição de riscos de erros – que podem vir a infringir os direitos dos trabalhadores. Conheça algumas ferramentas:

  1. Softwares de RH

Os softwares de Recursos Humanos (RH) são ferramentas projetadas para ajudar na gestão integrada de diversas atividades relacionadas aos funcionários de uma organização. 

Eles podem incluir funcionalidades como recrutamento e seleção, gestão de desempenho, treinamento e desenvolvimento, gestão de folha de pagamento, administração de benefícios, entre outras.

Esses softwares automatizam processos, melhoram a eficiência e fornecem insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas relacionadas aos recursos humanos.

  1. Sistemas de Ponto Eletrônico

Esses sistemas podem utilizar tecnologias como biometria, cartões de proximidade ou aplicativos móveis para registrar a entrada e saída dos colaboradores. Eles oferecem maior precisão no registro de horas trabalhadas, facilitam o cumprimento das regulamentações trabalhistas e simplificam a gestão da folha de pagamento.

  1. Soluções de folhas de pagamento

As folhas de pagamento são documentos que registram os salários e os benefícios concedidos aos funcionários de uma organização em determinado período. 

O processo de folha de pagamento envolve o cálculo dos rendimentos, descontos e contribuições obrigatórias, bem como a emissão de recibos de pagamento.

Utilizar sistemas automatizados para processar as folhas de pagamento ajuda a garantir precisão nos cálculos, conformidade com as leis trabalhistas e efetividade na administração dos pagamentos aos funcionários.

  1. Sistema de gestão de benefícios

A ferramenta auxilia na gestão dos benefícios para funcionários, como plano de saúde, vale-refeição, vale-transporte, seguro de vida, entre outros. 

Com ela, é possível otimizar a seleção e customização dos benefícios conforme as necessidades dos colaboradores, a comunicação dos programas disponíveis, o acompanhamento do uso desses benefícios e a avaliação do retorno sobre o investimento (ROI) feito pela empresa.

  1. Armazenamento em Nuvem

O armazenamento em nuvem refere-se à prática de guardar dados em servidores remotos acessíveis pela internet, em vez de armazená-los localmente em dispositivos físicos.  A acessibilidade de qualquer lugar e facilidade de compartilhamento de arquivos otimiza tempo e com isso facilita os processos.

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  1. Ferramentas de gestão de tarefas

Os sistemas de gestão de tarefas oferecem recursos para criar listas de afazeres, atribuir responsabilidades, definir prazos, acompanhar o progresso e comunicar-se sobre o andamento das atividades. Há várias ferramentas de gestão individual e corporativa, que podem ser contratadas e disponibilizadas à empresa.

  1. Sistemas de orçamento

Sistemas de orçamento permitem o acompanhamento e a análise dos resultados financeiros, facilitando a tomada de decisões relacionadas ao uso eficiente dos recursos disponíveis. Dessa forma, é possível fazer o planejamento e alocação de recursos financeiros para alcançar os objetivos estratégicos de uma organização em determinado período.

  1. Softwares de Gestão de Tempo

Softwares de gestão do tempo facilitam o rastreamento de horas trabalhadas, gestão de turnos e planejamento de férias, o que é crucial para o controle de horas extras e compliance trabalhista.

  1. Chatbots

Chatbots podem ser úteis para acelerar o atendimento à equipe interna – por exemplo, em relação a dúvidas sobre procedimentos internos e férias -, e aos candidatos em processos seletivos.

  1. LinkedIn

O LinkedIn é uma rede social profissional utilizada para networking, recrutamento, marketing pessoal e branding empresarial. Ele permite que profissionais e empresas criem perfis, compartilhem informações sobre suas experiências, habilidades e conquistas, estabeleçam conexões com outros usuários e participem de grupos e discussões relevantes para suas áreas de interesse.

O LinkedIn também oferece recursos para pesquisa de emprego, divulgação de vagas, publicação de conteúdo e construção de relacionamentos profissionais.

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